Workflow

Um die Prozesse im Unternehmen bei der Bearbeitung von Dokumenten, Aufgaben, Aufträgen usw. zu unterstützten, können diese den passenden Instanzen über einen Workflow in der zeitlichen Abfolge zugänglich gemacht werden. Solche Workflows ermöglichen zum Beispiel auch den gleichzeitig, unternehmensweiten Dokumentenzugang. Check-in und Check-out Funktionen verhindern Konflikte bei der gleichzeitigen Bearbeitung.

Scannen von Dokumenten

Damit auch Papierdokumente in virtuellen Workflows verarbeitet werden können und am Ende digitalisiert im Langzeitarchiv abgelegt werden können, müssen Dokumentenscanner unterstützt werden. Dabei muss darauf geachtet werden, eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition) zu nutzen und sich für das passende, digitale Bildformat zu ent-scheiden. Nicht zuletzt sollte der organisatorische Ablauf der Digitalisierung effizient gestaltet werden, um den gesetzlichen Nachweispflichten gerecht zu werden und, trotz elektronischer Ablage, gegebenenfalls auch Original-Papierdokumente vorlegen zu können.

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