Grundfunktionen

Einige Funktionalitäten haben alle Dokumentenmanagement Systeme gemein. Im Mittelpunkt steht ein digitales Archiv, in dem selten genutzte Informationen und Dokumente langfristig aufbewahrt werden. 

COLD-Verfahren zur digitalen Archivierung

Das kann beispielsweise durch COLD-Verfahren (Computer Output on Laserdisk) geschehen, die Ausgabeformate, wie Druckströme, archivieren können. Besonders im Zusammenhang mit Langzeitarchivierung kommen gesetzliche Regelungen, wie z. B. die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen, zum Tragen, die durch den Funktionsumfang der Software abgedeckt sein sollten.

Katalogisierung, Indizierung und Kategorisierung

Ähnlich wie in Papierarchiven, werden Informationen mit Hilfe von Meta-Tags katalogisiert, indiziert und kategorisiert. Falls dabei die relevanten Schlüsselwörter nicht angegeben wurden, kann man die gewünschten Informationsobjekte nur wiederfinden, wenn das System über eine Volltextsuche verfügt. Die Volltextsuche hat den Nachteil, dass mit Sicherheit viele irrelevante Ergebnisse angezeigt werden und Mitarbeiter entsprechend mehr Zeit benötigen. Somit sollte auf eine gute „Verschlagwortung“ wert gelegt werden. Da auch digitale Archive nach und nach immer voller werden, müssen Funktionen vorhanden sein, um weniger häufig genutzte Informationen auf externe Speichermedien auszulagern. Dabei gilt die doppelte Aufbewahrung, einerseits als strukturierte Datei und andererseits als sogenanntes Faksimile (Image), als am sichersten.

Neueste Whitepaper im Bereich "Dokumentenmanagement"