DMS im Kontext anderer Systeme

Dokumentenmanagement wird immer weniger als isolierte Lösung betrachtet. In Bezug auf Effizienz und Kosten, entfaltet es seine vollständigen Potenziale am Besten im Verbund mit anderen notwendigen Komponenten. Das könnten beispielsweise Collaboration Tools, In- und Outputmanagement, Workflow, COLD (Computer Output on Laserdisk) oder auch Record Management (Aktenführung) und Langzeitarchivierung sein, da so die Daten im gesamten Lebenszyklus nahtlos bearbeitet werden können.

Durch die Zusammenführung von Funktionalitäten des Web Content Management (WCM) und Portalen bildete sich um die Jahrtausendwende das Enterprise Content Management (ECM), in dem DMS-Komponenten häufig integriert sind. Der Begriff Document Related Technologies (DRT) ist ein allgemeiner Begriff, der viele dokumentenbezogene Techniken zusammenfasst. Der Informationslebenszyklus bezeichnet eher die ursprünglichen Kernfunktionen von Dokumentenmanagement, die insbesondere auf die Verschiebung von Dokumenten auf einen, dessen Wert entsprechend, passenden Datenspeicher abzielen.

Fazit

Bei größeren Vorhaben sollte man sich bei der Auswahl, Einführung und Betreuung von unabhängigen Experten beraten lassen, denn das Rationalisierungspotenzial von DMS-Projekten ist enorm, wenn die Systemauswahl, organisatorischen Voraussetzungen, der Zuschnitt auf das Unternehmen und die Organisation optimal erfolgen. Für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist eine effiziente Handhabung genauso wichtig, wie ein reibungsloser Datenaustausch.

Anbieter für DMS sind zum Beispiel: DocuWare, Easy Archiv/DMS, DMS Factory und viele weitere.

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