DMS - Dokumenten-Management

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Grundlage der Informationsmanagements im Unternehmen

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement dient der Verwaltung elektronischer Dokumente, die entweder ursprünglich papiergebunden waren oder direkt digital gespeichert wurden. Die Abkürzung "DMS" steht für Dokumentenmanagementsystem und bezeichnet eine ganze Branche. Außerhalb der klassichen Definition (und insbesondere im englischen Sprachraum) wird unter „Document Management“ die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen verstanden. Natürlich ist Dokumentenmanagement eine wichtige Komponente zum erfolgreichen Enterprise Content Management.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Themenbereich "Dokumentenmanagement":

Verwandte Themen finden Sie auch in unserem Themenbereich "Weitere Themen".

Was bringen die Projekte?

Erfolgreich durch Dokumentenmanagement

Projekte im Umfeld Enterprise Content Management können zu einer deutlich  verbesserten Wettbewerbsfähigkeit führen, wenn sie richtig aufgesetzt werden

Autor: Martin Böhn

Beitrag Erfolgreich durch Dokumentenmanagement – Was bringen die Projekte? lesen

Was ist DMS eigentlich genau?

Grundlage des Dokumentenmanagement

Was ist modernes Dokumentenmanagement? Was bringt ein DMS für ein Unternehmen? Erfahren Sie mehr in unserem Grundlagenartikel zu Dokumentenmanagement. Lesen Sie unter anderen in unserem Grundlagenartikel zu Dokumentenmanagement:

Zum Artikel: Grundlagen des Dokumentenmanagement

Neueste Updates in der Marktübersicht

Interasco GmbH hat die Daten der Niederlassung in München (DE) aktualisiert.
ALPHA COM Unternehmensgruppe hat die Daten der Niederlassung in München (DE) aktualisiert.
ALPHA COM Unternehmensgruppe hat die Daten der Niederlassung in Ostfildern (DE) aktualisiert.
ALPHA COM Unternehmensgruppe hat die Daten der Niederlassung in Frankfurt/M. (DE) aktualisiert.
ALPHA COM Unternehmensgruppe hat die Daten der Niederlassung in Köln (DE) aktualisiert.

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Mehr als reine Schriftgutverwaltung

Records Management

Auch wenn bei der Etablierung eines Records Management besonders die Chefetage gefragt ist, betrifft die Implementation und Nutzung eines derartigen IT-Systems jeden Mitarbeiter. Das alte Motto gelangweilter Bürokraten „erst lesen, dann abheften und anschließend vergessen“ kann Unternehmen heutzutage in Bedrängnis bringen.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GDPdU

Im September 2007 schaffte der Bundesfinanzhof mit einem Urteil einen der letzten unklaren Punkte in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) aus der Welt. Vorangegangen war eine Entscheidungen des Finanzgerichtes Düsseldorf in dem die Vorschrift zur maschinellen Auswertbarkeit digitaler Daten ungenau und zum Teil entgegen der Vorgaben der GDPdU interpretiert worden war.

Ein Standard für die Zukunft

PDF/A

Für die digitale Veröffentlichung von Dokumenten und Formulare ist das Dateiformat PDF zum Standard geworden. Mit dem Ziel ein Standardformat für elektronisch archivierte Dokumente zu schaffen, wurde 2005 von der "International Organisation for Standardisation" die ISO-Norm 19005-1 verabschiedet. Lesen Sie mehr über die spezifierten Eigenschaften der Norm, die Dokumente erfüllen müssen und welche Signaturarten verwendet werden dürfen, um PDF/A konform zu sein.

Welche Verbesserungen für die Nachfolgenorm PDF/A-2 in Planung sind, erfahren Sie im Ausblick.

Neues in Jörg Dennis Krügers ECM Blog:

Der neue Sceye: Dokumentenkamera für den täglichen Gebrauch

Seit 2006 beschäftige ich mich mit der Dokumentenkamera “Sceye” von Silvercreations. Der erste Kontakt mit dem Gerät war dabei nicht gerade positiv: es wurde als etwas angepriesen, was es einfach nicht war und die ganze Lösung steckte noch sehr in den Kinderschuhen. Das hat sich geändert – beides. Silvercreation hat mir erneut einen aktuellen Sceye [...]

[Beitrag "Der neue Sceye: Dokumentenkamera für den täglichen Gebrauch" vollständig lesen]

Am Anfang war Papier

Dokumentenscanner

Zur Digitalisierung papierhafter Dokumente werden spezielle Scanner verwendet. Lesen Sie mehr dazu in unserem Fachbeitrag. Aus dem Inhalt:

Lesen Sie mehr zur Dokumentenkamera "Sceye" in Jörg Dennis Krügers ECM Blog.

Lebenszyklus + Zugriffshäufigkeit = Informationswert

Information Lifecycle Management (ILM)

Information Lifecycle Management (ILM) ist ein Lösungsansatz für die optimale Nutzung der Speicherinfrastruktur. Im ILM wird der Informationswert in Relation zu den Kosten der Speicherung gesetzt und bei einer Änderung des Wertes innerhalb eines intelligenten Speicher-Backbones verschoben. Erfahren Sie hier mehr über die Funktionen und Einsatzbereiche des ILM.

Zum Artikel: Information Lifecycle Management

Texterkennung

Optical Character Recognition (OCR) / Intelligent Character Recognition (ICR)

Die OCR erlaubt es, gedruckte Texte, die von Scannern digitalisiert wurden, anhand eines Mustervergleichs zu erkenne, dass sie in korrekt lesbare, digitale Textdateien (ASCII) verwandelt werden können. Darauf aufbauend, überprüft die ICR die Plausibilität der OCR-Ergenisse nach vorgegebenen Regeln. Wie läuft eine OCR in einzelnen Arbeitsschritten ab? In welchem Kontext steht OCR/ICR mit anderen Systemen? Lesen Sie mehr darüber in diesem Artikel.

Direkt zum Artikel: OCR/ICR

Beruf: Dokumentenmanager

In modernen Unternehmen ist DMS ein elementarer Baustein des Erfolgs, aber nur wenige Unternehmen verfügen über Mitarbeiter, die das notwendige Know-how dazu haben. Mittlerweile werden von Beratungsunternehmen und Verbänden Aus- und Weiterbildungen zum Dokumentenmanager angeboten. Welche Zertifizierungen gibt es? Welche Vorkenntnise sind erforderlich? Lesen Sie hier mehr über das Berufsbild des Dokumentenmanagers.

Direkt zum Artikel: Dokumentenmanager